SAMEN WERKEN AAN BETER WERK

Terug naar overzicht

Verslag themabijeenkomst Strategische Personeelsplanning

Op maandagmiddag 26 juni 2017 vond de themabijeenkomst SPP (Strategische Personeelsplanning) plaats, georganiseerd door O&O-fonds GGZ.

 

Hanneke Moonen, auteur van het HOE-boek voor strategische personeelsplanning, leidde de inspiratiesessie. Zo’n 60 professionals met een achtergrond in HR, OR of management van ruim 25 ggz-instellingen namen deel aan de bijeenkomst. Bij de opening bleek dat de meeste aanwezigen al bezig zijn met het toepassen van strategische personeelsplanning. Een kleiner aantal is zich nog aan het oriënteren of bezig met het agenderen van het onderwerp. Het uitwisselen van ervaringen stond dan ook hoog in het vaandel tijdens de sessie.

Praktijkvoorbeeld Leger des Heils Midden Nederland

Het verhaal van Annemarie van Kallen, HR-manager bij het Leger des Heils Midden Nederland, droeg daaraan bij: zij heeft aan de hand van het HOE-boek strategische personeelsplanning geagendeerd binnen haar organisatie en zit midden in de uitrol ervan. Op de vraag wat SPP het Leger des Heils heeft opgeleverd, antwoordt Annemarie: ‘aanscherping van het zicht op medewerkers, zowel de parels als de medewerkers die minder mee kunnen komen. Het heeft meer aangezet tot samenwerken. De strategie, die wel helder was en ergens beschreven stond, is concreter geworden, evenals de vertaling wat dit betekent voor medewerkers. Beoordeling vindt niet meer plaats op basis van beelden en wandelgangverhalen, maar meer op basis van criteria, waarbij nog steeds wel sprake is van enige mate van subjectiviteit. Daarnaast is HR een serieuzere business partner geworden.

 

Uitwisselen van ervaringen

De door Hanneke Moonen gepresenteerde thema’s worden herkend door de aanwezigen, met name hoe medewerkers productief, gemotiveerd en flexibel blijven, hoe meer met minder te doen en toch kwaliteit te leveren en hoe om te gaan met krapte op de arbeidsmarkt. Door het delen van ervaringen wordt duidelijk dat het belangrijk is dat een organisatie eerst de eigen strategie scherp heeft voordat strategische personeelsplanning opgepakt kan worden. Zo kan een organisatie ervoor kiezen op bepaalde producten te focussen en andere niet meer te leveren. Dit heeft effect op de strategische personeelsplanning.

Associaties strategisch personeelsplanning

Op de vraag wat strategische personeelsplanning nu precies is, antwoordt Hanneke Moonen met een paar visuele beelden: de zee, de verrekijker, het viooltje, het telefoon-/bel-symbool en de Toren van Pisa. Respectievelijk komen hier associaties bij als de stip op de horizon, niet overspoeld worden door golven, verder vooruitkijken en scherp stellen, kijken wat mensen kunnen en welke potentie ze hebben om te bloeien, (te bellen) over afdelingsgrenzen heen, en de continue bijsturing als poppetjes van de toren afvallen.

Ervaringen met strategisch personeelsplanning

Strategische personeelsplanning is echter geen wondermiddel en het helpt soms ook om het niet bij die naam te noemen, maar bijvoorbeeld ‘capaciteitsplanning’ of ‘strategisch kijken naar de personeelsplanning voor de toekomst. ‘Belangrijk is gezamenlijk te kijken en op verschillende manieren en niveaus te communiceren. Zelforganiserende teams, die steeds meer voorkomen in de ggz, kunnen SPP zelf uitvoeren en reflecteren met andere teams. Hierbij is veiligheid belangrijk evenals maatwerk wat betreft timing, wat past bij het team en de setting.

Rol en toegevoegde waarde HR, OR en management

Een rondje ‘wat is de rol en toegevoegde waarde van HR, OR en management?’ levert de volgende beschrijvingen op. De rode lijn voor management wordt beschreven als ‘de kar duwen, richting geven, strategisch schaken met spelregels’. HR wordt beschreven als ‘het cement, communicatief gericht op verbinding, in baan houden van de organisatie met de daarvoor voor HR beschikbare tools’. ‘Een frisse wind door de brievenbus, direct meedoen, veel kleuring en diversiteit, samenbrengen en balans’ zijn kenmerken die mee worden gegeven aan de rol en toegevoegde waarde van de OR in het SPP-proces.

Cao-bepalingen in relatie tot SPP

De bijeenkomst wordt afgesloten met de vraag hoe de bepalingen uit de cao ggz 2015-2017 binnen het bredere kader van SPP passen. Hierbij komt met name de flexibele schil ter sprake: men geeft aan deze vast te willen houden wat een constant gevecht geeft met de vaste formatie. Veelal krimpt de flexibele schil als eerste bij reorganisatie of krimp, terwijl de behoefte groter wordt. Tegelijkertijd staat kwaliteit en veiligheid daar tegenover: wie is de collega die naast je werkt?
SPP kan hierbij helpen om de balans te houden.

 

Evaluatie bijeenkomst SPP

De bijeenkomst werd gemiddeld met een 4 (op een schaal van 5) beoordeeld. Aandachtspunten die werden meegegeven betroffen onder andere de balans in informatie voor zowel HR als OR. De behoefte werd uitgesproken aan meer kennisuitwisseling. Na de bijeenkomst had men beter inzicht en overzicht, evenals een verdieping in het proces van SPP en de te zetten stappen. Men gaf aan met de informatie aan de slag te gaan: het delen, toepassen, uitwerken en herijken.