Eerste leernetwerk Aanpak Organisatieklimaat ggz op 12 juni 2018
In het voorjaar van 2018 zijn acht ggz-organisaties1 gestart met het gestructureerd verbeteren van het organisatieklimaat. Met behulp van de IZZ-methodiek ‘Aanpak Organisatieklimaat’ gaan teams gepland en gestructureerd met elkaar en met de bestuurder in gesprek over thema’s als veiligheid, werk- en regeldruk, samenwerking binnen teams en verzuim. Op 12 juni kwamen ggz-medewerkers uit alle windstreken bij elkaar om hun eerste ervaringen met de methodiek met elkaar te delen. Belangrijkste les: pas de Aanpak Organisatieklimaat ggz toe en maak deze vervolgens (organisatie) eigen. We delen enkele tips en ervaringen.
De bewezen methode ‘Aanpak Organisatieklimaat’ zorgt in circa 24 weken met drie rondes van activiteiten voor een geplande, gestructureerde dialoog in alle lagen van de organisatie. Een ronde bestaat per team uit een teampeiling, een teamdialoog en de bestuurder die op de werkvloer in gesprek gaat met het team. Teamcoaches of teamleiders worden gecoacht om de oplossingsgerichte dialoog zo goed mogelijk te faciliteiten.
Balans en eigenaarschap zoeken
Desirée Plaisir, coach van teamcoaches: “Veel ggz-organisaties zitten in een traject naar taakvolwassenheid, naar zelforganiserende teams. De Aanpak Organisatieklimaat ggz is daar een mooie aanvulling op, want bij zelforganisatie komt in de dialoog veel naar boven: hoe doen we dit nu eigenlijk, hoe pakken we dit aan?”
Gehandicaptenorganisatie Amerpoort werkt al langer met de methodiek de VeiligPlus-aanpak, gebaseerd op de Aanpak Organisatieklimaat. Om het eigenaarschap op de juiste plek te houden, heeft Amerpoort steeds de balans gezocht tussen faciliteren / organiseren en het de teams zelf laten doen. Zo is de startbijeenkomst centraal georganiseerd, maar is aan teams overgelaten wie daarbij aanwezig moesten zijn. Eric-Pieter van Breukelen, als projectleider betrokken bij de VeiligPlus-aanpak bij Amerpoort, vertelt daarover: “De teams wilden zeker de manager erbij, maar ook een bestuurder. Dus vanuit het commitment dat de teams in de lead zijn, hebben we daarvoor gezorgd.”
Rol van de bestuurder
In de Aanpak Organisatieklimaat is vastgelegd dat een bestuurder de teams drie keer opzoekt om met hen in dialoog te gaan. Hoewel een bestuurder feitelijk vaak niet veel kan doen aan veiligheidsissues, is de rol van de bestuurder toch erg belangrijk. Eric-Pieter: “Medewerkers vinden het fijn om gezien te worden, erkend te worden in hun uitdagingen. Daarbij heeft een gesprek met een bestuurder al nut.” Belangrijk is dan wel dat een bestuurder bereid is om echt alleen te luisteren, aan te moedigen en begrip te tonen. Het team moet zelf aan de slag met de oplossingen.
“Dialoog is de hoofdopbrengst”
Bij de deelnemende ggz-organisaties wordt in elke ronde van de dialoog een bepaald thema beetgepakt. Per ggz-organisatie zijn die thema’s op verschillende wijze gekozen: een ‘vast’ thema vanuit de projectgroep en/of thema’s in samenspraak met de deelnemende teams, helemaal passend bij de trend van zelforganisatie. Bij De Hoop GGZ werken ze met een mix van verplichte onderwerpen en een deel ‘meeste stemmen gelden’. Hun tip is niet te veel te focussen op of een thema past, maar de methodiek te omarmen. “Uiteindelijk is het doel de dialoog in de teams, dát moet een natuurlijk iets worden.”
Desirée bevestigt dat: “Ik merkte vaak dat er na de eerste dialoogronde al gretigheid was over tastbare resultaten: wanneer gaat dat verzuim nu naar beneden? De dialoog wordt dan als bijvangst gezien, maar dat is echt de hoofdopbrengst. Zeker, er worden allerlei afspraken gemaakt en maatregelen genomen, maar steeds vanuit de dialoog en vanuit eigenaarschap.” Eric-Pieter: “De dialoog staat centraal en de ruimte om erover te praten is de winst.”
Meer informatie over de Aanpak Organisatieklimaat ggz
Eind 2018 hebben de organisaties de pilots doorlopen. Via O&O-fonds GGZ worden de ervaringen gedeeld met de rest van de branche. Heeft u vragen over de pilots of de methodiek, dan kunt u mailen naar info@oofggz.nl.
1De Hoop GGZ, Emergis, GGZ Breburg, GGZ Drenthe, GGZ InGeest, GGNet, Parnassia, en Reinier van Arkel.