Projecten uit de branche

Vernieuwend

De laatste jaren zijn er veel medezeggenschapsprojecten gestart die gericht zijn op vernieuwing. Bij verschillende organisaties worden verbindingen gemaakt tussen cliëntenraden en familieraden en op enkele thema’s ook met ondernemingsraden. Het ‘triade-werken’ zoals beschreven in de plannen van GGZ Oost Brabant in 2016 was op dat moment echter nieuw. O&O-fonds GGZ ondersteunde het project daarom met een subsidie vanuit de Vernieuwingsregeling.

Nieuw participatiemodel

De Raad van Bestuur heeft de projectgroep gevraagd pilots te starten waarin participatie en medezeggenschap een rol speelden. Het uiteindelijke doel van het project was een werkwijze te ontwikkelen waarin de adviesgremia optimaal samenwerken; cliënten, familie en medewerkers invloed hebben op en betrokken worden bij het beleid; de kwaliteit van besluitvorming wordt verhoogd en een efficiëntere medezeggenschap wordt ontwikkeld. Dit heeft uiteindelijk het nieuwe participatiemodel van GGZ Oost Brabant opgeleverd. Het model is een manier van beleid maken om de kwaliteit van het werk naar een hoger plan te tillen, om te komen tot een betere en gedragen besluitvorming en om uiteindelijk een betere kwaliteit van zorg te leveren.

Als onderdeel van deze nieuwe werkwijze is het Knooppunt PMZ (Participatie en MedeZeggenschap) opgericht als ondersteuning van de cliëntenraad, familieraad en ondernemingsraad. Daar hoort ook de aandachtsfunctionaris bij, die een ondersteunende en adviserende functie heeft en overlegt met de verantwoordelijke directie van de regio’s of aandachtsgebieden. De taken van deze functionaris zijn volledig gericht op het betrekken van cliënten, familie en medewerkers. De cultuurverandering is inmiddels ingezet: leidinggevenden betrekken deze rol steeds vaker bij planvorming of het oplossen van problemen.

Triadisch advies in de praktijk

In veel gevallen komt GGZ Oost Brabant tot een ‘triadisch’ advies: de adviezen van de verschillende gremia blijken vaak raakvlakken met elkaar te hebben. De cliëntenraad, familieraad en ondernemingsraad zijn meer gericht op het beleid en het proces van de participatie en medezeggenschap. De inhoud ligt meer bij de participanten. Waar mogelijk worden adviezen integraal uitgebracht. Als adviezen afwijken, is er ook de mogelijkheid om afwijkend of aanvullend te adviseren. De adviesgremia kunnen door het adviseren in triade beter kennisnemen van elkaars adviezen. In de oude werkwijze moest de consensus juist gevonden worden door de Raad van Bestuur.

Positieve ervaringen

Over het algemeen zijn de ervaringen van de cliëntenraad, familieraad en ondernemingsraad positief. Zo hebben alle partijen een goed gevoel overgehouden aan het nemen van de moeilijke beslissing om de jeugdvoorziening te sluiten. Bij het reorganiseren van de crisisdienst werkte het zoeken van participatie goed om groot draagvlak en hoge betrokkenheid te creëren. Ook bij de organisatie van acute psychiatrie tijdens opname waarbij veel disciplines gezamenlijk tot een visie zijn gekomen, werkte het participatief model goed.

Wel constateren de betrokken raden dat participatie en medezeggenschap in triade een groeimodel is. Leidinggevenden moeten worden ondersteund in het vormgeven van participatie en medewerkers moeten door de organisatie worden gefaciliteerd om te participeren. De ingezette cultuurverandering loopt dan ook nog volop door bij GGZ Oost Brabant.

Ook aan de slag?

Via de kolom hiernaast kunt u alle relevante documenten van het project van GGZ Oost Brabant downloaden. Daar is onder andere een overzicht met alle behaalde resultaten beschikbaar.

Kennisdeling, kennisuitwisseling en kennisverrijking

GGZ Noord-Holland-Noord heeft van O&O-fonds GGZ een startsubsidie ontvangen om het ‘Netwerk Kennis Samen Delen’ organisatiebreed op te zetten. In de voorbereidingsfase zijn organisatiebreed meerdere activiteiten ondernomen, zoals het opstellen van het startdocument ‘Kennis Samen Delen’ en het organiseren van een werkconferentie met alle leadexperts van de achttien expertnetwerken. Op het niveau van expertnetwerken zijn de inhoudelijke werkdocumenten met een werkplan door leadexperts opgesteld en vond per netwerk een startbijeenkomst plaats. Voor de uitvoerings- en slotfase is een tweede subsidie verstrekt, waarmee het totale project door O&O-fonds GGZ is medegefinancierd.

Achttien expertnetwerken

Het interne netwerk van GGZ Noord-Holland-Noord bestaat uit achttien specifieke expertnetwerken, die ervoor zorgen dat professionals op achttien kennisgebieden met elkaar worden verbonden. Deze opzet nodigt uit om kennis op een methodische en systematische wijze te delen, bijvoorbeeld door casuïstiekbesprekingen en intervisies. Het accent ligt daarbij op de eigen inbreng en de inzet van de professionals zelf.

Werkbijeenkomsten, inspiratiesessies en FIT Kenniscafés

Leadexperts wisselen tijdens werkbijeenkomsten met elkaar van gedachte over het optimaliseren van kennisuitwisseling. Tijdens een jaarlijkse werkconferentie (of inspiratiesessie) haken ook de deelnemers aan netwerken aan om onderling ervaringen en best practices te delen. Dat kan bijvoorbeeld een workshop over actief gebruik van sociaal intranet zijn, maar ook een voorstel om expertleden in te zetten bij het uitvoeren van complexe behandelingen.

Vanaf 2019 staan er wekelijks FIT Kenniscafés op het programma. Het café is op een vaste locatie, via een beeldverbinding kunnen vijf andere locaties op groot scherm meekijken naar de presentatie en meediscussiëren. De presentatie heeft wekelijks een ander thema en de organisatie ligt steeds in andere handen, bijvoorbeeld van een van de expertnetwerken.

Verbinden van zorgprofessionals

Het ‘Netwerk Kennis Samen Delen’ is omvangrijk. Elk van de achttien expertnetwerken bestaat uit medewerkers die werken in verschillende teams en organisatieonderdelen. Het project heeft primair impact op 45 teams en ongeveer 900 medewerkers. De opzet is dat de meerderheid van de professionals werkzaam in het primaire proces zich gaandeweg verbindt aan een van de achttien expertnetwerken. Het gaat om medewerkers van de ambulante en klinische teams, teams voor beschermd wonen, crisisteams en IHT-teams (Intensive Home Treatment). Medewerkers die werken in de ondersteunende diensten, stafdiensten, activiteitencentra en de basis-ggz nemen niet deel aan de expertnetwerken, maar zij profiteren wel van de aangereikte kennis op het sociale intranet van GGZ Noord-Holland-Noord en kunnen via die weg ook vragen stellen aan de expertnetwerken.

Nieuwe manier van werken

Ieder expertnetwerk bestaat uit een aantal leadexperts (in totaal zijn er 40) en minimaal 20 deelnemers. Alle professionals van GGZ Noord-Holland-Noord zijn uitgenodigd om deel te nemen; de verwachting van de organisatie is dat het aantal deelnemers in de uitvoeringsfase alleen maar zal toenemen.

Vooral binnen de divisies Maatschappelijk en Specialistisch wordt het belang van actieve deelname aan de netwerken erkend. Professionals geven aan dat de groepen goede mogelijkheden bieden voor praktische kennisverrijking, juist door met elkaar in gesprek te zijn en van elkaar te leren. In vergelijking met eerdere kennisplatforms is er nu veel meer sprake van interactie, onder meer door consultatiebijeenkomsten. Leadexperts zetten sterk in op kennisoverdracht om professionele deskundigheid te laten groeien.

Ook aan de slag?

Staat uw organisatie ook voor de vraag hoe de onderlinge kennisdeling en –uitwisseling geoptimaliseerd kan worden? Via de kolom hiernaast kunt u alle relevante documenten van het project van GGZ NHN downloaden.

Samen problemen aanpakken

Voor teams is het waardevol om hun eigen flexibiliteit te kunnen monitoren. Zeven teams van GGzE zijn door de tool geholpen om moeilijke situaties en lastige onderwerpen bespreekbaar te maken. Daardoor is het werkplezier vergroot, neemt het teamgevoel toe en geloven teams erin dat zij samen problemen kunnen aanpakken. Ook zijn zij door de Flexmonitor geholpen in hun ontwikkeling naar zelforganiserende teams. Een belangrijke stap in het functioneren van de teams, concludeert GGzE.

Beschikbaar in de branche

De Flexmonitor is ontwikkeld door Trifier. GGzE heeft het instrument met ondersteuning van O&O-fonds GGZ getoetst op bruikbaarheid in een ggz-organisatie. Die praktijkervaring draagt eraan bij dat de Flexmonitor nu breed beschikbaar is in de branche. De monitor, een handleiding en andere ondersteunende documenten zijn vrij beschikbaar als download. Ook kunt u het evaluatieverslag van GGzE downloaden, met daarin o.a. een beschrijving van de indicatoren, de interventies, het proces en de impact.

Om strategische en organisatorische doelstellingen te behalen schakelen steeds meer ggz-instellingen over op Het Nieuwe Werken. Hoewel HNW vaak de associatie oproept van plaats- en tijdonafhankelijk werken, blijkt uit onderzoek dat niet

ICT en huisvesting, maar juist veranderingen in management en cultuur de belangrijkste succesfactoren zijn. TNO ontwikkelde een routeplanner om HNW stap voor stap te implementeren en borgen.

Deelnemende ggz-instellingen ervaren het  opstellen van weerbaarheidsprofielen  als zeer nuttig. Uit het onderzoek komen onder andere significante verschillen in competenties naar voren tussen medewerkers die psychisch meer of juist minder weerbaar zijn.