De praktijkervaringen van Vincent van Gogh
“Uiteindelijk komt zelforganisatie iedereen ten goede”
Ruim twee jaar is Vincent van Gogh nu bezig met zelforganisatie. Dat is geen geleidelijke verandering geweest, maar flinke omslag ineens. En dat levert veel leermomenten op, waarover HR-manager Rob Maesen en verpleegkundigen Daisy van Zwieten en Petra Waaijenberg alles kunnen vertellen.
“Vincent van Gogh is een ggz-organisatie die innovatief moet zijn”, vertelt Rob. “Er is een andere manier van organiseren rondom de cliënt nodig en dus stappen we af van de klassieke organisatie. Vanuit die visie was de stap naar zelforganisatie logisch”, zo licht Rob Maesen het besluit om de organisatiestructuur te veranderen toe. Een grotendeels inhoudelijke keuze dus. “Klopt, maar je kunt zo’n besluit ook nooit helemaal los zien van de financiële implicaties.”
Snelle veranderingen
De overgang van de voorheen hiërarchische structuur naar zelforganisatie is snel verlopen, zonder echte overgangsfase. Wel was er een centrale denktank die zich voor de start al over mogelijke vragen en issues heeft gebogen. Alle ondersteunende processen zijn zo tegenhet licht gehouden en herontworpen.
“Dit past bij ons. We hebben krachtige teams met veel ervaring die een rigoureuze verandering prima aan kunnen.”
Rob: “Het lijkt tegenstrijdig, maar sommige zaken zijn bewust, tijdelijk, naar centraal niveau getrokken. We moeten de teams niet onnodig extra belasten, maar vanuit heldere kaders de organisatie faciliteren. Binnen HR heb ik bijvoorbeeld het roosteren en plannen op me genomen, een flexteam ingericht en de functie van teamcoaches ingevoerd.”
Rob Maesen, HR-manager bij Vincent van Gogh
Al snel is de teamleidersrol in een keer verdwenen. Een besluit dat werd ingegeven door ervaringen van andere organisaties en een goede blik op de eigen teams. Rob: “Dit paste het best bij ons. We hebben krachtige teams met veel ervaring die zo’n rigoureuze verandering prima aan kunnen.”
Alles zelf ontdekken
Hoe is dat in de praktijk ervaren? Daisy en Petra werken in hetzelfde zelforganiserende team, maar in aparte units. Voorheen waren dat twee losse teams. Petra: “Wij kregen te maken met twee veranderingen: zelforganisatie én het samenvoegen van twee teams met twee eigen culturen.” Al doende hebben ze ontdekt wat wel en niet werkt. Daisy: “Alles samenvoegen bracht te veel problemen met zich mee, omdat iedereen dan alles moest weten over 28 cliënten. Dus we hebben besloten om op cliëntniveau vanuit twee aparte units te blijven werken, maar verder alle afspraken gezamenlijk te maken. We zijn dus eigenlijk één groot team dat in tweeën is verdeeld. Het heeft wel wat fases gekost hoor, om daar te komen!”
Taken verdelen
Eén van de succesfactoren in het team is de toepassing van het sterrolmodel waarmee de verantwoordelijkheid voor belangrijke teamtaken wordt verdeeld over een aantal teamleden. “Voor iedere taak werken altijd collega’s uit beide units samen om echt een team te blijven”, aldus Petra. “Wie precies wat doet is heel natuurlijk verlopen. Er zijn altijd mensen die net wat meer feeling hebben met bijvoorbeeld facilitair, of die toch altijd contact hadden met HR.” Daar volgt wel een kanttekening bij van Daisy. Want die extra taken zijn ook echt éxtra. “Je moet er tijd voor zien te maken, want in ons urencontract is daar geen rekening mee gehouden. We doen hetzelfde werk en krijgen dit erbij.”
Petra Waaijenberg, verpleegkundige bij Vincent van Gogh
Daisy vervolgt: “We zijn allemaal nog zoekende hoor hoe het precies moet. Zelforganisatie is voor heel Vincent van Gogh nieuw. We hebben een coach en nog veel contact met de manager op beleidstechnisch niveau, maar ook voor hen is alles nieuw. Sommige zaken moeten we nog uitvinden, maar daar worden we wel heel vrij in gelaten. Dat is spannend.”
Leren of weerstand?
Niet alleen voor de teams, maar ook op ondersteunende afdelingen is het een en ander veranderd. Bijvoorbeeld bij HR. Rob: “We waren een meer passieve, adviserende afdeling die vooral sterk was in de uitvoering van rechtspositionele maatregelen en veranderingsvraagstukken. Nu bieden we faciliteiten aan zelforganiserende teams.”
Niet alle ondersteunende functies zijn al zo ver als de teams zouden willen, zo legt Daisy uit. “Het gebeurt nog weleens dat bijvoorbeeld ICT zonder akkoord van een leidinggevende niet wil handelen. Je kunt dan moeilijk gaan doen en roepen dat zelforganisatie niet werkt, of je kunt ervan leren. Er zijn altijd mensen met weerstand. Het is een uitdaging om iedereen de mogelijkheden van zelforganisatie in te laten zien. Je rol wordt veel breder, je krijgt meer te zeggen, meer invloed. Ik denk dan ook dat deze stap voor de hele organisatie een vooruitgang is. Uiteindelijk komt het ten goede aan de medewerkers en de cliënten.”
“Een goed voortraject is onmisbaar”
Tips en verbeterpunten
Rob is tevreden met de stappen die Vincent van Gogh heeft gezet en ziet ook voor andere organisaties mogelijkheden. “Ik ben ervan overtuigd dat betrokken en bevlogen medewerkers heel goed zelf weten wat wel en niet kan en welke keuzes er te maken zijn. Ze weten absoluut wat het beste is voor hun cliënten, daar klopt hun hart voor. Ik vind dat onze teams dat heel goed hebben opgepakt.” Toch zijn er ook verbeterpunten, beaamt hij. “Onze blik was vooral op de teams gericht, terwijl er ook voor de overgebleven managers veel is veranderd. We hadden hen beter kunnen ondersteunen in de verantwoordelijkheid krijgen voor 300-400 medewerkers.”
Ook Daisy en Petra hebben tips voor instellingen waar zelforganisatie nog in de kinderschoenen staat. “Ik vind een goed voortraject onmisbaar”, aldus Daisy. “Niet ineens de leidinggevende weg, maar een soort warme overdracht, samen kijken waar kwaliteiten liggen en welke taken te verdelen zijn. Of een kleinschalige proef, zodat je eerdere ervaringen kunt gebruiken. Dat heb ik nu wel gemist.” Petra is het daar mee eens: “Het is voor de hele organisatie wennen. Als we het geleidelijk aan hadden gedaan, was het misschien makkelijker geweest.” Daisy sluit af: “Als het dan zover is, gebruik dan kennis en ervaringen van anderen. Alles zelf uitvinden is hartstikke leuk, maar kost heel veel tijd en energie. En wees niet bang om te blijven veranderen. Wij ontdekken ook nog steeds zaken binnen het team die we beter kunnen doen. Iedere afdeling is anders, dus ieder team zal het ook iets anders moeten aanpakken.”