Digitalisering vraagt om tijd en aandacht
Ervaringen van GGZ Oost Brabant met digitaal werken
Sneller informatie met collega’s en ketenpartners delen, dossiers die overal voor alle betrokkenen inzichtelijk zijn, digitaal contact onderhouden met cliënten en minder uren besteden aan administratieve taken. Digitalisering in de ggz maakt het werken makkelijker en tilt de zorgverlening naar een hoger niveau. Maar de overstap van papier naar scherm is er niet een die organisaties en medewerkers even zetten. GGZ Oost Brabant vertelt over de eigen ervaringen met het proces richting een digitale organisatie. HR-directeur Marianne Holleman: “We willen een moderne werkgever zijn.”
De grote vlucht die digitalisering neemt in de ggz – denk aan EPD’s, e-health, het digitaliseren van HR-processen etc. – vraagt om wendbaarheid van werkgevers en werknemers. Het ministerie van VWS heeft op dit gebied beleid ontwikkeld en vanuit het landelijk informatieberaad met alle ketenpartners in de zorg zijn vier ambities gedefinieerd. Voor O&O-fonds GGZ reden om in te zetten op bewustwording van werkgevers in de ggz dat een goede voorbereiding op de digitale ontwikkelingen essentieel is. GGZ Oost Brabant is een van de organisaties die al mooie stappen heeft gezet.
Digitaal als standaard werkwijze
Enkele jaren geleden stond bij GGZ Oost Brabant nog veel op papier. Iedere locatie en iedere regio had zijn eigen dossiers. Dat is nu wel anders vertelt IT-directeur Merijn van der Zalm: “Digitaal is een standaardwerkwijze geworden. Je hoeft niets meer fysiek over te dragen, iedereen met de juiste bevoegdheden kan nalezen wat de ander heeft genoteerd en je kunt altijd en overal teruggrijpen op cliëntendossiers.”
“Plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken is belangrijk”
Marianne Holleman legt uit wat de drijfveren zijn om papier in de ban te doen: “We willen een moderne werkgever zijn en goede en jonge mensen kunnen aantrekken. Plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken is dan belangrijk.”
Efficiënt en effectief
Doordat er steeds meer zorg op afstand wordt verleend en ambulantisering aan de orde van de dag is, is digitaal werken een uitkomst. Voor het grootste deel van de medewerkers van GGZ Oost Brabant is digitaal werken na de invoering van het EPD, het digitaliseren van processen en de start met e-mentalhealth gemeengoed. Marianne: “We vinden het belangrijk dat iedereen digitaal gaat werken en geven het juiste voorbeeldgedrag. We geven mensen wel de ruimte om eigen keuzes te maken, maar spreken ook verwachtingen uit ten aanzien van het meegaan in verdere digitalisering.
De voordelen van digitalisering worden de meeste medewerkers van GGZ Oost Brabant snel duidelijk: het scheelt vooral tijd. Oftewel, efficiënt en effectief werken. Merijn: “Niet alleen intern, ook cliënten worden via e-mentalhealth steeds meer betrokken.”
Ruimte en tijd krijgen
GGZ Oost Brabant geeft veel aandacht aan digitaal werken. Marianne: “Digitalisering lijkt zo normaal. In de zakelijke dienstverlening heeft iedereen een smartphone en zit iedereen dagelijks achter een laptop. Het risico is dat te snel wordt verondersteld dat iedereen die stap naar digitaal werken wel even zet. Mensen zijn wel bereid om iets nieuws te leren, maar ze hebben ook de juiste uitleg nodig en ruimte om zich te verdiepen. Het is echt een proces dat je samen door moet.”
“Je moet de bedoeling achter de bedoeling uitleggen om vertrouwen te creëren”
Merijn vult aan: “Iets nieuws leren is altijd lastig. Uiteindelijk gaat het niet om ‘niet willen of niet kunnen’, maar om de tijd ervoor krijgen en elkaar meenemen in het traject. Digitaal je weg vinden wordt de jongere generaties met de paplepel ingegoten. Voor onze generatie is dat anders. Ik merk dat zelf ook, mijn dochter werkt veel sneller op een computer dan ik.” GGZ Oost Brabant legt de computersystemen dan ook tot in detail uit. Waarom schermen zo zijn ingedeeld, wat de functie is van verschillende kleuren en wat er gebeurt als je op bepaalde knoppen klikt. Merijn: “Je moet de bedoeling achter de bedoeling uitleggen om mensen het vertrouwen te geven dat ze met een nieuw systeem kunnen werken. Een groot softwaresysteem als een EPD wijst zich niet vanzelf, hoe intuïtief het ook is ingericht.”
Betere zorg
GGZ Oost Brabant houdt ambities op het gebied van digitalisering. “Meer naar lean toewerken; zo veel mogelijk processen automatiseren als zinvol is. Daar kunnen we nog een optimum in bereiken”, aldus Merijn. “Een voorbeeld: in de zorg wordt steeds meer datagedreven gewerkt. Data worden vooral gebruikt om achteruit te kijken. Denk aan HR en finance. We willen data juist gebruiken om prognoses te maken, wachtlijsten aan te pakken. Dat vraagt om andere competenties, daar zijn echte analisten voor nodig die in dialoog met zorgmanagers aan de hand van de data de zorg kunnen verbeteren. Die vaardigheden hebben we nog te weinig. Maar hoeveel we ook digitaliseren, in sommige taken blijven mensen echt beter dan computers hoor.”