Dialoog in het team lost knelpunten op
Tweede leernetwerk Aanpak Organisatieklimaat ggz 30 oktober 2018
In 2018 hebben acht ggz-organisaties* met ruim vijftig teams de ‘Aanpak Organisatieklimaat ggz’ gevolgd om een geplande, gestructureerde dialoog over belangrijke thema’s in alle lagen van de organisatie op te starten. Op 30 oktober keken ggz-medewerkers van de acht deelnemende organisaties samen terug op de afgelopen maanden: hoe liep het, levert het iets op en hoe borg je het na het project?
Alle teams hebben in een half jaar tijd aan de hand van de bewezen IZZ-methodiek ‘Aanpak Organisatieklimaat’ drie rondes van activiteiten doorlopen: een teampeiling, een teamdialoog en de bestuurder die op de werkvloer in gesprek gaat met het team. Teamcoaches of teamleiders zijn gecoacht om de oplossingsgerichte dialoog zo goed mogelijk te faciliteren.
Prachtige dialogen
Paul de Bot, bestuurder van Parnassia: “Sommige teams hebben te maken met onveiligheid en iedereen werkt onder hoge druk. Dat levert reële knelpunten op die dan ook uitgebreid besproken zijn in de teamdialogen. De aanpak heeft al prachtige dialogen opgeleverd en allerlei mogelijke oplossingen voor de knelpunten.”
Veel zaken blijken relatief eenvoudig op te lossen door erover in gesprek te gaan. “Terwijl je de issues bespreekt, merk je dat je er soms alleen maar afspraken over hoeft te maken”, aldus een teamlid van Parnassia. Afhankelijk van het thema kan het handig zijn om collega’s uit de organisatie te laten aansluiten bij de teamdialoog. Zo zijn bij Emergis wel eens psychiaters aangehaakt, bij Parnassia secretaresses en schoonmakers.
Presenteïsme
Niet alleen knelpunten worden besproken en opgelost, de aanpak draagt vooral bij aan een beter organisatieklimaat en uiteindelijk een lager ziekteverzuim. Ook presenteïsme, doorwerken met gezondheidsklachten, wordt beter zichtbaar. Tietie Boersma, opleidingsadviseur GGZ Drenthe: “Onze focus ligt altijd op ziekteverzuim, maar door aandacht te geven aan presenteïsme, zou je ziekteverzuim kunnen voorkomen. Dat dit in de aanpak naar boven kwam, is dan ook een mooi winstpunt waar we wat mee kunnen doen.”
Zelfsturing en structuur
Deelnemende teams zijn enthousiast over de aanpak en wat het hen oplevert. Tijdens de gesprekken blijkt steeds hoeveel teams zelf kunnen oplossen als ze de ruimte krijgen. De aanpak past dan ook heel goed bij organisaties met zelforganiserende teams. Structuur is daarin wel een randvoorwaarde, vertelt bestuurder Petra de Rijke van GGZ Drenthe: “De dialoog gaat vaak over zachte dingen. Over weerbaarheid, transparantie, over dingen die je wel voelt, maar niet kunt pakken. Daarom zijn strakke planningen, verslaglegging en duidelijke afspraken maken erg belangrijk. Anders blijft het zweven.”
Kloof bestuurder en teams
Iedere ronde in de aanpak komt een bestuurder langs bij elk team om de uitkomsten van hun teamdialogen te bespreken. Vaak moet daar nog wel een kloof gedicht worden. Paul de Bot, Parnassia: “De eerste keer dat je als bestuurder op de werkvloer komt, krijg je van alles over je heen. En bestuurders zitten vol vragen, sommige teams gaven aan dat het wel een verhoor leek. Pas het tweede gesprek kun je gaan opbouwen.”
Melvin Uittenbogaard, projectleider bij De Hoop GGZ: “Als teams horen dat bestuurders nu eenmaal niet alles kunnen regelen, maakt dat veel duidelijk en verdwijnt die kloof tussen medewerkers en bestuurder.” Jolanda Ubbels van GGZ Drenthe: “Waar het bij ons eerst wij en jullie was, gaan team en bestuurder nu heel warm uit elkaar, daar is echt iets gebeurd.”
Borging
Nu de pilots zijn afgerond is het voor de organisaties belangrijk om het project goed te borgen. Sommige overwegen om met nieuwe teams de aanpak te doorlopen of het uit te rollen in de hele organisatie. Andere zien het als een methodiek die ze beschikbaar willen hebben voor teams. Tietie Boersma, GGZ Drenthe: “Het is nu overgedragen aan de teamcoaches, het zit in de toolkit voor zelforganisatie. Teams kunnen dan zelf kijken in welke fase ze zitten en wanneer deze aanpak het beste past.”
Meer weten?
O&O-fonds GGZ ondersteunde de ggz-organisaties in de pilotfase met het bekostigen van de online teampeilingen, het coachen van teamcoaches en teamleiders en met het organiseren van leernetwerken voor kennisdeling. Heeft u vragen over de pilots of de methodiek, dan kunt u mailen naar info@oofggz.nl.
* De Hoop GGZ, Emergis, GGZ Breburg, GGZ Drenthe, GGZ InGeest, GGNet, Parnassia, en Reinier van Arkel.